Каждая развивающаяся компания стремится
охватить как можно больший рынок, расширяя географию своего присутствия,
открывая филиалы и подразделения в различных регионах. В таких условиях
организация прозрачного и эффективного документооборота является одной из
важных и непростых задач. Правильно выстроенная работа с документами в
компаниях с территориально распределенной структурой позволит сократить
«бумажную волокиту», сэкономить временные и трудовые ресурсы компании,
увеличить скорость документооборота между филиалами и подразделениями.
Мы попросили экспертов дать рекомендации
по организации электронного документооборота при работе с удаленными
подразделениями. Ответ Антона Суханова, руководителя проектов внедрения
DIRECTUM читайте ниже, ответ Анастасии Смолиной, руководителя проектов
консалтингвой компании ФИНЭКС – следующим материалом.
Значительно упростить решение задачи
оргнизации эффективного документооборота с удаленными прдразделениями
позволит внедрение современной СЭД/ЕСМ-системы, которая будет иметь в своем
арсенале различные инструменты и возможности для работы распределённой
среде.
Наша компания, имея значительный опыт
автоматизации документооборота в компаниях с холдинговой и распределенной
структурой, предлагает следующие способы:
-
Терминальный доступ (удаленный рабочий
стол, Microsoft RemoteApp, Citrix)
-
Веб-доступ
-
Мобильные приложения
-
Репликация
-
Службы взаимодействия систем (как
пример, DICS)
Каждый из этих способов имеет свои
особенности, преимущества и ограничения. Здесь я приведу лишь некоторые из
них.
-
Терминальный доступ – наиболее простой
и эффективный способ организации удаленной работы пользователей в режиме
online. Однако он требует покупки дополнительного стороннего ПО, его
настройки и администривания, выделения дополнительных серверных
мощностей и повышает необходимость создания комплексной защиты сетевых
ресурсов.
-
Используя веб-доступ можно
организовать работу пользователей, компьютеры и ПО которых не
соответствуют требованиям системы, при этом доступ к системе им нужен
лишь для выполнения ограниченного количества небольших операций или
получения нормативно-справочной информации.
-
По средствам мобильных приложений
можно организовать доступ к системе сотрудников, имеющих разъездной
характер работы, с целью оперативного получения информации по работе в
системе, например, просмотр полученных документов, поручений и т.д.
-
Если необходимо организовать единое
информационное пространство между головной организацией и филиалами,
обеспечить доступ головной организации ко всей информации филиалов, но
при этом между ними отсутствует постоянный канал связи, то в этом случае
наиболее подходящим вариантом будет репликация. Но при этом на местах
должны быть свои сервера с отдельной инсталляцией системы и персонал, их
обслуживающий.
-
Службы взаимодействия систем позволяют
выстроить сквозные процессы (например, согласование договора между
дочерним обществом и управляющей компанией) и обмениваться информацией в
рамках этих процессов между достаточно обособленными, крупными
подразделениями, не требующими полного обмена информацией и не имеющими
постоянного канала связи. Здесь, так же, как в случае репликации, в
каждой организации будет свой сервер, но версии систем могут отличаться
и иметь разную функциональность.
Различные варианты имеют свои особенности,
преимущества и недостатки, и могут применяться в комбинациях. При выборе
способа реализации нужно исходить от конкретной бизнес-задачи,
организационных и технических особенностей. Большинство организаций в данной
ситуации прибегают к помощи специалистов, которые помогут вам выбрать
наиболее оптимальное решение.
Автор текста: Антон Суханов
ecm-journal.ru