БИЗНЕС-СЕТЬ KINETICS CRM CALL-ЦЕНТРЫ ERP ITSM
ЧТО ТАКОЕ ECM и СЭД? АНАЛИТИКА СИСТЕМЫ ПОСТАВЩИКИ О ПОРТАЛЕ  

ВСЕ СТАТЬИ
СЭД И ЭЦП
ВЫБОР СЭД
ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ
РЕЙТИНГИ

   

ЧТО ТАКОЕ ECM?
ECM (Управление корпоративным контентом) - это управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации. ECM-система — программное обеспечение для управления корпоративным контентом.   >>>
 
РЕЙТИНГ СЭД

Какая СЭД является лидером отечественного рынка? >>>


 

СТАТЬИ

Выбор системы электронного документооборота


Выбор системы электронного оборота непростая задача. Очень высокая ответственность лежит на том, кому доверили этот выбор, так как при внедрении СЭД автоматизируются ключевые бизнес-процессы, непосредственно связанные с обеспечением эффективной работоспособности организации.

Существует множество рисков провалить внедрение системы электронного документооборота, они встречаются на различных этапах подготовки или реализации проекта. В данной статье мы подробно остановимся на одном: Ошибка при выборе платформы, на которой будет реализована СЭД.

Итак, в проекте определен «бизнес-заказчик», формализованы процессы, требующие автоматизации и описаны требования к функциональным возможностям системы.

C чего начать выбор СЭД?

 Поисковые системы выдают 4 миллиона объявлений по запросу «Внедрение СЭД». Существуют различные рейтинги, объективность которых оставляет желать лучшего, потому что данные которые используются в этих рейтингах никогда и никем не проверяются.

Выбрать СЭД действительно сложно.

Мы рекомендуем разослать приглашение к участию в конкурсе минимум по 10 компаниям и получить ответы на следующие основные вопросы: 

  1. Способна ли система автоматизировать работу с документами, соответствующую вашим процессам?
В большинстве случаев, вы получите положительный ответ, но интерес представляет реализация ваших требований. Важно понимать: есть ли графический редактор процессов? Кто сможет настраивать и редактировать процессы? Возможно ли при внедрении осуществить аудит с целью оптимизации процессов обработки документов? Узнайте об опыте реализации аналогичных проектов, спросите о возможности организовать референс-визит. 

  2. Какова стоимость владения системой?
Узнайте какое количество пользователей может работать в системе и масштабируема ли она. Может оказаться, что система не готова к увеличению объема документов или пользователей и в последствии придется внедрять другую систему. Узнайте стоимость лицензий и технической поддержки, оцените проект внедрения. Поймите сколько человек реально будет работать в системе на первом этапе и что потребуется для увеличения количества пользователей. Учтите неявные издержки, например, лицензии на серверное ПО и оборудование, лицензии Крипто ПРО, и т.д.

3. Возможна ли доработка решения самостоятельно?
Данный вопрос позволит заранее понять, как в будущем будет осуществляться развитие системы. Можно ли будет развивать систему своими силам или будет необходимо обращаться к разработчикам поставщика решения и его партнерам? Специалисты с какими навыками понадобятся для самостоятельной настройки и доработки СЭД? Определите кто из какой бюджет будет продолжать автоматизацию работы с документами.

4. Возможна ли интеграция с существующими системами?
Данным вопросом можно отсечь системы, не поддерживающие интеграцию или требующие трудоемкой доработки интегрируемых систем. Будьте готовы предоставить не только список версий систем, с которыми требуется интеграция, но и описание правил обмена, чтобы получить максимально точный ответ о возможности, а также стоимости интеграции и не удивляться в процессе внедрения.

5. Как будет осуществляться подготовка пользователей?
От ответа на данный вопрос зависит, что именно узнают пользователи и как быстро после внедрения начнется полноценная работа в системе. Важное значение имеет какие инструкции/руководства будут разработаны. Если во время внедрения они не будут готовиться, для новых сотрудников придется заказывать отдельное обучение, что соответственно увеличит бюджет проекта.

Полезно разработать опросный лист, который вы можете разослать по компаниям разработчикам СЭД и поставщикам конкретных решений. Вы можете разослать эту анкету по 10-50 компаниям, оказывающим услуги по внедрению СЭД, сравнить их ответы и отобрать 5 или более основных претендентов, с которыми подробно обсудите ваши требования, рассмотрите возможности систем применительно к вашим задачам и оцените удобство интерфейса, проработаете ТЗ и получите точную оценку стоимости проекта внедрения системы электронного документооборота.

Вы также можете направить откликнувшимся компаниям лицензионный договор и договор технической поддержки, которые разработаны на максимально выгодных для заказчика условиях. Если кто-то откажется их рассматривать, смело вычеркивайте их из списка потенциальных поставщиков, не рискуйте.

Сэкономьте свое время на поиске поставщика СЭД:
- не тестируйте СЭД сразу, в демо-версии нет вашей структуры, настроенных карточек документов и прав. Максимум, что вы оцените – это интерфейс, на это хватит 15 минут.

- не тратьте время на шаблонные презентации, вы не узнаете для себя ничего нового, кроме того, что каждая система по-своему замечательна. Разошлите опросный лист и ваши формы договоров, а пока их будут изучать, узнайте реальные истории успеха и провалов проектов внедрения систем электронного документооборота. Созвонитесь с коллегами, узнайте с какими трудностями и проблемами они столкнулись при внедрении той или иной СЭД, что они получили в результате и насколько результат соответствует ожиданиям.

docflow.ru

______




Все статьи >>>



 
О проекте Конфиденциальность Реклама на портале Карта сайта
Copyright © 2016-2024 ECMONLINE.RU All rights reserved.