У нас в организации недавно
внедрен электронный документооборот, и меня настораживает, что мы вносим
в систему все документы подряд. Это связано с дополнительными временными
и финансовыми затратами. Что именно хранить в СЭД? (Ксения, секретарь)
Электронный документооборот практически никогда не внедряется «с нуля». К
моменту, когда руководство организации приходит к решению о внедрении СЭД —
системы электронного документооборота, как правило, уже существуют устоявшиеся
правила обычного «бумажного» делопроизводства: как минимум ведется журнал
входящей и исходящей корреспонденции. В СЭД будут регистрироваться те же
документы, что ранее регистрировались в таком журнале. Нужно сказать, что
возможный набор документов, которые можно обрабатывать в СЭД, намного шире, чем
входящие/исходящие, но на начальном этапе внедрения системы оптимизируется
именно этот участок делопроизводства, и никаких дополнительных затрат времени не
возникает.
Вообще согласно действующим в сфере
документооборота нормам существуют два типа документов — регистрируемые и
условно регистрируемые. Последние по сути не регистрируются в СЭД. Причем выбор
— какие именно документы регистрировать, а какие нет — зависит от самой
организации, от действующих в ней регламентов и инструкций по делопроизводству.
Обычно регистрации подлежат те документы, которые затем пойдут в работу.
В качестве примера можно привести обращения
граждан в государственных структурах и заявки или рекламации заказчиков в
коммерческих компаниях. Такие документы требуют дальнейшей работы — реакции
одного или нескольких сотрудников, согласований, отчетов об исполнении и т.д.
Если оставить такой документ в бумажной форме, не регистрируя его в СЭД, то
секретарю придется выполнить огромный объем рутинной работы. Ведь всех
сотрудников, задействованных в работе с документом, придется обходить лично,
причем не один раз. Однако, если документ сканируется и регистрируется в СЭД, то
вся его дальнейшая «жизнь» проходит уже в электронной форме. Ознакомление,
выдача резолюций и поручений, согласование необходимых дополнительных
документов, подготовка отчетов — все эти операции осуществляются уже в
электронной форме. Помимо прямой экономии времени, сокращается объем необходимых
бумажных носителей. Классический «бумажный» документооборот — это всегда
огромное количество копий на всех ключевых этапах жизни документа. Однако это не
значит, что регистрации подлежат все документы без разбора. Примером
нерегистрируемого документа будет письмо рекламного характера с предложением
приобрести некий товар или услугу. В большинстве случаев такие письма
отправляются в мусорную корзину и не требуют какой-то дополнительной работы
внутри организации.
Источник: практический журнал "Справочник
секретаря и офис-менеджера"
Автор: Илья Ипатов, "ИнтерТраст"
