28.07.2016
Путькина Лидия Владимировна
кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и
математики, экономический факультет Санкт-Петербургский
гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия
В современном мире эффективность работы любой организации зависит
от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между
подразделениями организационной структуры и контрагентами, а также от надежности
всей информационной составляющей в целом.
Именно поэтому в последнее время руководители многих предприятий
все чаще ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Добиться
данной задачи возможно с помощью его автоматизации.
На сегодняшний день автоматизированный документооборот не
является новшеством. Часть организаций уже внедрила и пользуется системой
электронного документооборота (СЭД). Однако большинство предприятий все еще
оставляют документооборот в традиционной, бумажной форме.
Основной критерий при выборе формы делопроизводства – объем
созданных и поступивших в организацию документов за определенный промежуток
времени. Поэтому в компаниях, где структура департаментов является разветвленной
и связана цепью различных документов, переход на электронный документооборот
является очень важной задачей.
Чтобы сформировать точное представление о данном понятии,
остановимся на нем подробнее. Электронный документооборот можно представить в
виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием
компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью.
При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.
В организации, где внедрена СЭД документ служит базовым
инструментом управления. В подобных организациях нет просто приказов, поручений
или решений. Есть документы, которые содержат эти самые решения, приказы и
поручения. Таким образом, управление в организации полностью осуществляется
через документы. Большинство задач, выполняющихся сотрудниками, также
привязываются к документам.
СЭД может применяться в любой организации: как для небольшого
предприятия, так и для огромного холдинга или корпорации с целой сетью филиалов.
Некоторые компании начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота,
так как у СЭД имеется ряд существенных преимуществ:
1) Для начала следует
отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над
получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно
проще и быстрее. С помощью этого руководство в любой момент может
отслеживать бизнес-процессы организации.
2) Также с помощью электронного документооборота
повышается исполнительская функция. Согласно статистическим данным
значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет
руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и
качеством выполнения, а главное, за результатом работы.
3) Сокращается время на обработку и исполнение
документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более
быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов. Это достигается за
счет автоматического составления сводок, реестров и отчетов, что в свою
очередь, позволяет качественно и оперативно выполнять работу, и, как
следствие, оптимизировать бизнес-процессы.
4) Повышается уровень конфиденциальности информации. У
каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами
компании, которая соответствует с его полномочиями. Например, сотрудник
может иметь право на чтение документа, может иметь возможность
редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это
могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной
системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто
из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.
Для многих организаций
проблема конфиденциальности информации является очень острой. Утрата
каких-либо важных документов может повлечь миллионные убытки. В этом плане
бумажные документы подвержены гораздо большему риску, так как они без
проблем могут быть изъяты из папки, а вся информация будет передана на
сторону. Внедрив в компании систему электронного документооборота, исключить
полную утечку информации может и не удастся. Однако в данном случае будет
возможность посмотреть, кто именно из работников и в какой момент
пользовался этими документами.
5) С помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых
сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу
новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота
происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника
и его ознакомление с бумажными документами.
6) Повышается уровень корпоративной культуры. СЭД создает
единое информационное пространство, в котором задействованы все или
большинство структур компании. Это в свою очередь создает возможность
вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника.
7) При переходе компании на электронный документооборот
решается проблема с адаптацией новых изменений на рынке международных
стандартов. В случае появления таковых, организация, которая использует СЭД,
может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым
уровень своей конкурентоспособности на рынке.
Однако этот метод усовершенствования работы предприятия наравне с
плюсами также имеет и свои недостатки.
Во-первых, серьезной проблемой является сохранность документов. В
компьютер может проникнуть вирус, система сохранения документов может не
сработать. Данная проблема может быть решена с помощью создания системы
резервирования.
Еще одним возможным минусом внедрения СЭД может стать
консервативность сотрудников, которые будут заняты в системе. При переходе на
автоматизированный документооборот не всегда получается избежать и предупредить
недовольство среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают
неполными знаниями об электронном документообороте.
Также система электронного документооборота придает большое
значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен человечески
фактор, так как бесперебойное функционирование системы в дальнейшем будет
зависеть от квалификации и качества работы персонала.
На этапе покупки и внедрения системы электронного
документооборота руководство компании должно быть готово к финансовым затратам.
Хотя в последствии данные затраты как правило компенсируются за счет сокращения
затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.
Обмен электронными документами возможен далеко не со всеми
контрагентами. Причиной этому является отсутствие единого информационного
пространства. Вследствие чего многие компании вынуждены параллельно вести как
бумажный, так и электронный обмен документами. Очевидным остается факт, что
пересылка актов и договоров электронным способом значительно упростили бы работу
между заказчиком и клиентом в любом сегменте рынка.
Обязательный реквизит большинства документов, который придает им
юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа
обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть
трех видов:
1) Простая электронная
подпись. Данный вид подписи создают с использованием паролей, кодов и прочих
инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа.
Криптографическая электронная подпись в данном случае не используется.
2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания
этого вида подписи используются криптографические средства, что, в свою
очередь, позволяет определить автора документа. Усиленная
неквалифицированная подпись часто выступает аналогом документа с печатью.
3) Усиленная квалифицированная подпись может заменять
бумажную документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на
законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.
На сегодняшний день большая часть государств считает
равноправными как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные
документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.
Переход организации с бумажного документооборота на электронный
должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит
дальнейшая работа всего предприятия.
Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения
документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность
руководства в переходе на безбумажный документооборот играет большую роль, так
как от этого во многом зависит успех данного проекта.
Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части:
непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового продукта.
Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот,
но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо
формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только
в случае привлечения их в союзники получится создать успешную версию
электронного документооборота.
Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых
этапов:
Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители проекта
должны определиться с задачами, которые должны выполнять будущая система. Четко
сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором этапе.
Этап 2. Выбор IT-решения. Для предприятия с небольшим
документооборотом может быть достаточно использования электронной базы данных,
например Access или Excel. То есть предприятиям небольшого масштаба не всегда
обязательно заниматься глобальной перестройкой документооборота.
Руководители крупных предприятий, которые имеют региональные
подразделения, желающие автоматизировать документооборот, напротив – должны быть
готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.
Этап 3. Описание бизнес-процессов. Перед началом внедрения
документооборота необходимо изучить существующие в настоящее время
бизнес-процессы предприятия. Именно на этом этапе ведущая роль отдается
начальникам отделов, которые задействованы в автоматизации. Их основная задача -
помочь описать путь документов и составить пошаговое протекание
бизнес-процессов.
Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики,
списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом
необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся после
автоматизации документооборота.
Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное
внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую зависит от
сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые протекают в ней.
Контроль и координация работ осуществляется руководителем проекта.
Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование
программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы автоматизации. Этот
этап важен тем, что на нем еще есть возможность оперативно устранить возникшие
проблемы.
Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Это может быть один из
способов реализации, который применяется в начале использования системы:
- Параллельная стратегия, то
есть работа ведется по старой системе, но одновременно используются новые
технологии. В процесс две системы – старая и новая постоянно сравниваются и
как следствие, новая система постепенно адаптируется. Однако вследствие
дублирования данных такой подход является наиболее затратным в трудовом и
временном отношении.
- Скачок – переход на использование новой системы
производится моментально, то есть переходный процесс отсутствует. Данный
метод является эффективным, однако, очень рискованным.
- Запуск пилотного проекта – скачок происходит на одном
участке. Данный подход отличается надежностью.
- Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с
наиболее узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые
участки. При выборе такого подхода, как правило, затрачивается много
времени, однако при этом отдача видна практически сразу.
На данном этапе, независимо от выбранной стратегии могут
возникнуть сложности, связанные с консерватизмом сотрудников. Однако при
грамотном подходе вероятность рисков можно значительно снизить.
Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на
данном этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность.
То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не
оставаться набором файлов.
Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже
после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная
система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним
из основных факторов успешного использования электронного документооборота на
предприятии.
Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в
себя:
- Поддержку системы в
рабочем состоянии. Она может заключаться в консультативной помощи
пользователям, устранении возникающих ошибок, резервном копировании данных;
- Внесение коррективов в справочники системы, исходя из
текущих изменений в организации;
- Отслеживание изменений в законодательстве;
- Изменение настроек в системе под новые требования
работников.
