Выбор и приобретение ECM-системы - это только
первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации.
Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит
процесс внедрения. Если вы еще ни разу не внедряли никакую информационную
систему, то поясним, что такое внедрение и для чего оно нужно.
Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:
- организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая
группа);
- исследование предприятия и проектирование решений по использованию
ECM-системы;
- настройка и адаптация ECM-системы;
- обучение персонала;
- опытная эксплуатация.
Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с
привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше
времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее
всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на
оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более
гарантированы.
В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:
- активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
- выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и
поддержки ECM-системы;
- организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе
с системой.
Постоянно пополняемые рекомендации об организации процесса внедрения вы можете
найти в нашей рубрике Внедрение электронного документооборота.
Проблемы и риски внедрения ECM-системы
Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения
других информационных систем масштаба предприятия и приводят к
следующим негативным последствиям:
- нарушение сроков проекта;
- нарушение бюджета проекта;
- неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном
объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
- полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).
Специфика рисков при внедрении ECM-системы
связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников
предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение
документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей
руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит
отнести:
- консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
- низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
- неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
- недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
- нечеткое управление проектом.
Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:
- детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном
предприятии;
- четкие директивы и личный пример руководства;
- обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
- поэтапность внедрения.
Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и
пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.
ecm-journal.ru
