Электронный договор: аргумент в разрешении споров с клиентами
Розалия Сталкина
Сокращение числа конфликтов с клиентами и поставщиками – «головная боль»
множества коммерческих компаний. Контроль за заключением, согласованием и
подписанием договоров не всегда и не везде эффективен. Как результат –
некорректные формулировки или условия в подписанных договорах, которые приводят
к неприятным последствиям и длительным, вплоть до арбитража, спорам в отношениях
с контрагентами. Бывают ситуации, когда уже тысячу раз согласованный и
обсужденный по телефону, и на личных встречах, и по электронной почте договор
возвращается от клиента с незаметно измененными формулировками, которые затем
превращаются в большие проблемы для бизнеса.
Практика показывает, что внедрение единой системы электронного документооборота
в организации, при условии наличия в программном обеспечении достаточной
функциональности работы с договорами, позволяет усилить контроль за договорами,
наладить обязательное согласование любых изменений в контрактах и минимизировать
риски неожиданных правок от контрагентов. Как результат – сокращение числа
споров с клиентами, а в случае их возникновения – возможность эффективно
отстоять свою точку зрения на условия контракта.
В этой статье мы расскажем об инновационной функциональности СЭД ТЕЗИС по
контролю договоров, которая станет доступна в новых версиях системы. Эта
функциональность позволяет превратить СЭД в эффективный инструмент разрешения
споров с клиентами по поводу формулировок в контрактах, предоставив возможность
автоматического сравнения подписанных оригиналов договоров, пришедших от
контрагента, с их предварительно согласованными электронными версиями. Данная
функциональность позволит сократить случаи «незаметно» внесенных правок в
финальную версию договора и предоставит компаниям мощный инструмент
доказательства своей правоты в случае возникновения конфликта с контрагентом.
ЧТО СЭД ДОЛЖНА УМЕТЬ В ПЛАНЕ РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ?
«Джентльменский набор юриста», помогающий улаживать споры с контрагентами,
присутствует почти в каждой СЭД – система документооборота ТЕЗИС не исключение.
Это, в первую очередь, умение хранить различные версии одного и того же
договора, которые в случае несостыковок можно чисто визуально сравнить между
собой и указать клиенту на некорректные, по мнению компании, формулировки.
Среди функций СЭД, способных предоставить компании аргументы при разрешении
споров с клиентами по поводу договоров, в первую очередь, стоит выделить
следующие:
Функциональность контроля версий с возможностью отката изменений. По мере
согласования с каждым конкретным контрагентом, первоначальный договор
«обрастает» новыми версиями, которые могут существенно отличаться друг от друга.
Бывают ситуации, когда клиент сначала вносит какие-то изменения, а затем
неожиданно требует их убрать. В данном случае крайне удобно, если все версии
договора, начиная от самой первой, хранятся в СЭД в виде вложений к единой
карточке (как это реализовано в ТЕЗИС). В любой момент юротдел или отдел продаж
может вернуться к определенной версии договора, сделав ее основной при помощи
установки специального флажка. Данная функциональность в СЭД ТЕЗИС реализована
на уровне платформы, на которой базируется система – подсистема контроля версий
с откатом изменений является частью платформы CUBA.
История изменений документа. Данная функциональность позволяет отследить кем,
когда и как изменялся договор. Бывают и такие ситуации, когда при согласовании
внутри компании в договор вносится формулировка, которая не устраивает клиента.
В этом случае важно вести историю изменений документа, которая позволит быстро
«вычислить» сотрудника, внесшего изменение, и предложить объясниться перед
контрагентом. Или выяснить, зачем та или иная формулировка была внесена в
соответствующий момент переговоров с клиентом. СЭД ТЕЗИС ведет журнал изменений
карточки договора с указанием лица, внесшего любое изменение, даты изменения, а
также возможностью добавления комментариев по поводу внесенного изменения.
Функциональность сканирования и распознавания оригиналов документов. В конечном
итоге согласованный договор чаще всего подписывается обеими сторонами в бумажном
виде – ЭП еще не настолько распространена в частном бизнесе. Поэтому
немаловажной является возможность сканирования оригиналов документов в формате
PDF или графическом формате, распознавания текста и прикрепления оригинала к
соответствующей карточке. В СЭД ТЕЗИС эта функциональность реализована, начиная
со Стандартной редакции системы, за счет интеграции с ПО ABBYY Recognition
Server. Сервер распознавания текстов позволяет сканировать и распознавать
оригиналы документов, а интеграционная функциональность – передавать их в СЭД
для дальнейшего прикрепления к карточке. Таким образом, в системе будут
храниться все версии договора – от первоначальной до финальной, позволяя
обратиться к любой в качестве аргумента при конфликте с клиентом.
ЧЕГО НЕ ХВАТАЕТ СЭД ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ?
Мы уже упоминали неприятную ситуацию, когда клиент неожиданно присылает
финальную подписанную версию договора с очередными поправками, и надеется, что
это пройдет незамеченным. Ситуация, к сожалению, настолько распространена, что
для ее устранения было решено реализовать отдельную функциональность в механизме
управления договорами СЭД ТЕЗИС.
Данная функциональность предоставляет технические возможности для сравнения
оригиналов договоров с их электронными версиями, созданными при помощи
текстового редактора (например, Microsoft Word). Она будет реализована в новых
версиях СЭД ТЕЗИС за счет слияния двух инновационных технологий: сканирования и
распознавания документов и сравнения распознанного текста с электронным
документом.
СЭД ТЕЗИС, как было сказано выше, уже поддерживает возможности сканирования и
распознавания оригиналов документов за счет интеграции с ABBYY Recognition
Server. Для того чтобы обеспечить сравнение сканированных документов с
оригиналом, система будет интегрирована с еще одним программным продуктом –
ScanDifFinder. Таким образом предлагается решить проблему неожиданных изменений
в подписанных оригиналах договоров, позволив быстро выявлять несогласованные
изменения и инициировать разрешение споров с клиентами.
ТЕХНИЧЕСКАЯ СТОРОНА ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ ДЛЯ РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ
Технология ScanDifFinder SDK является решением от ABBYY, которое позволяет
встраивать в приложения уникальную функциональность сравнения документов.
Благодаря интеграции со ScanDifFinder, пользователи СЭД ТЕЗИС смогут:
Сравнивать отсканированный бумажный оригинал документа с его электронной
версией. Причем не имеет значения формат сканирования – будь то графический
формат (JPG, PNG) или PDF, даже без текстового слоя. Система распознает текст
отсканированного вложения и позволит сравнить его с основной согласованной
электронной версией договора в карточке, подсвечивая возможные различия между
двумя версиями текста.
Сравнивать электронные версии документа, созданные в текстовом редакторе. Это
обеспечит еще более удобный мониторинг изменений в процессе согласования
договора, позволяя выявить не только то, кто и когда внес изменение, но и что
конкретно было изменено. Данная функциональность ускорит разрешение споров с
клиентами за счет быстрого поиска не устраивающих контрагента формулировок, а в
комбинации с журналом изменений — и сотрудников, ответственных за них.
Таким образом, различия между вложениями в СЭД будут явно видны, что избавит
специалистов по работе с клиентами от необходимости мучительно вглядываться в
документ, визуально выискивая несанкционированные формулировки.
СРАВНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СЭД: ВОЗМОЖНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА В РАЗРЕШЕНИИ СПОРОВ С
КЛИЕНТАМИ
Техническая возможность визуального сравнения двух документов в СЭД с
автоматическим поиском изменений способна компании дать следующие преимущества в
вопросе разрешения споров с клиентами:
Появление возможности поиска несанкционированных изменений в уже подписанных
договорах. Как результат – уменьшение количества неожиданных проблем в
отношениях с контрагентом, связанных с тем, что юристы компании положились на
добросовестность «подписанта» и не вычитали пришедший от клиента договор;
Возможность аргументированного спора с клиентом по поводу формулировок в
договоре. Новая технология позволит быстро выявлять несостыковки и предъявлять
их клиенту в визуальной форме, что может даже послужить доказательством в том
случае, если конфликт дойдет до арбитражного суда;
Возможность эффективного мониторинга правок договора еще в процессе
согласования: какие изменения внесли сотрудники компании, какие условия внес
клиент. Это позволит ускорить согласование договора за счет того, что его не
придется каждый раз внимательно читать.
Таким образом, в будущих версиях СЭД ТЕЗИС пользователи получат электронный
договор как важный аргумент в спорах с клиентами, а также ускоренный процесс
согласования версий договора.
В ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Разрешение споров с клиентами является неотъемлемой частью жизни бизнеса.
Внедрение современных технологий электронного документооборота в данный процесс
позволит компании вооружиться эффективными средствами для урегулирования
конфликтов и недопонимания с контрагентами.
Одной из таких технологий станет интеграция СЭД ТЕЗИС с ABBYY Recognition Server
и ScanDifFinder. Автоматическое сравнение электронных версий договора и
электронного договора с бумажным оригиналом позволит минимизировать риск
неприятных последствий в отношениях с контрагентами за счет того, что
согласование и подписание договора будет полностью визуально контролироваться на
всех этапах. Кроме того, новая технология ускорит сам процесс согласования,
избавив сотрудников компании от кропотливого процесса вычитки договоров.
tezis-doc.ru/blog
______
Все статьи >>>
|