Создание и управление электронным архивом

Портфель современного архивиста полнится задачами разного калибра. И чем больше мы шагаем в современность, тем громче о себе заявляют вопросы управления электронным архивом. На что опереться в работе с архивными электронными документами? Какие документы сохранять? Как обеспечить читаемость через 5, 10 или 75 лет? Скептицизм в отношении электронных документов уходит в прошлое. Если еще несколько лет назад многие компании были уверены в том, что архивная «электронка» – слабый участник документационных отношений, то сегодня становится ясно, что архив электронных документов – полноценный «спикер» в структуре организации.

В нашей стране он стоит на службе у юридически значимых электронных документов (в других странах электронно-архивная практика гораздо шире), для которых архивист должен обеспечить не только сохранность, но и возможность использования в будущем.

Важно не просто грамотно записать данные на носитель, но и сделать все возможное, чтобы в момент обращения документ можно было «извлечь», прочитать и при необходимости пересохранить, позаботившись о его целостности и аутентичности. Во многом решение этих задач лежит в технической плоскости. И первым, к чему мы прибегаем за помощью, является законодательная база.

Что делает государство: рекомендации, руководства и стандарты

Необходимо констатировать, что пока в России не оформился прочный законодательный фундамент, на который частная организация или органы власти могли бы уверенно поставить свой архив. И хотя в правительстве, включая «верхи» (в частности, Дмитрий Медведев заявлял о том, что бумажный документ должен стать копией электронного), хорошо осознают проблему создания и организации хранения электронных документов, дорога до реальной и эффективной правовой среды длинна и ухабиста. Но уже сегодня на ней есть указатели, который помогут в движении вперед.

Методические рекомендации ВНИИДАД, включая проект Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Группа национальных стандартов (ГОСТов) в сфере информации, управления СЭД и т. п. Полезно: сформулированы общие принципы организации работы с электронными документами, информацией и др.

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Особо важно: раздел, посвященный процессу сканирования документов и созданию заверенных электронных копий бумажных документов. Рекомендовано: использовать вместе с британским стандартом BS 10008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила электронной информации. Спецификации» (англ.).

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Полезно: описаны этапы и методики проведения конверсии из одного формата в другой, а также миграции из одного программного обеспечения в другое.

Руководство «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов: С чего начать?» (англ.). Разработано: профильной рабочей группой WG7 подкомитета TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО), занимающегося вопросами управления документами и архивного дела. Важно: призван помочь в разработке стратегии сохранности электронных документов, обеспечить доказуемость, целостность и аутентичность электронных документов при длительном хранении, понять процессы конверсии, миграции, эмуляции, капсуляции и др.

Вдобавок к этому, в последние годы было принято около десятка «дорожных карт», где пунктирно или жирными линиями проложены маршруты следования к созданию новой электронной среды. Одним из самых целенаправленных планов стал документ «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», утв. распоряжением Правительства от 11 июня 2013 года № 953-р. Одна из главных целей реализации его мероприятий – расширение использования информационных технологий при взаимодействии государства и бизнеса с целью «создания правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики».

Для этого на арену правовых свершений был «приглашен» ряд ведомств. Так, согласно плану, к марту 2015 Росархиву совместно с Минкультуры, Минкомсвязью и Минэконоразвития предстоит решить вопрос с раскритикованным проектом единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в организациях, включая электронные документы. Кроме того, в I квартале 2015 года три ведомства – Минтруд России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития – должны доложить правительству о том, какими путями может быть усовершенствован электронный кадровый документооборот.

Для бизнеса также немаловажно, что Минфин и ФНС активно работают над применением электронных документов в сфере налогового администрирования. Главным образом, речь идет об обеспечении нормативно-правовой базы для организации хранения в электронном виде первичных и отчетных документов налогоплательщиков, а также представления электронной отчетности в госорганы по удаленным каналам связи.

Работа по формированию нормативного фундамента продолжается. И, как считают некоторые эксперты, в том или ином виде заявленные мероприятия будут реализованы. Вместе с тем сидеть сложа руки в ожидании указаний сверху – непростительная ошибка для бизнеса и госслужб. Для того чтобы оставаться конкурентными (в широком смысле этого слова), уже сейчас необходимо предпринимать конкретные меры: анализировать свой опыт и мониторить практику других. На основе анализа ситуации в архиве, с учетом специфики работы отделов своей организации и с опорой на достижения других можно создать собственный внутренний нормативный документ. И в силу изменчивости среды его нужно будет пересматривать ежегодно. В отличие от бумажных документов, стандарты для которых могут работать десятилетиями, для «электронки» невозможно создать свод правил «на века».

Какие документы хранить в электронном архиве

95 % документов коммерческих организаций – это документы временного срока хранения. Соответственно, 5 % приходится на долю документов долговременной сохранности. Оба массива документов хранятся в электронной среде, и, несмотря на разные сроки хранения, технологическая цепочка хранения для них будет единой. Если в бумажном делопроизводстве вопросы хранения документов временного и постоянного сроков решаются по-разному, то для электронного архива различия между ними нивелируются. Однако для тех документов, которые попадают в 5 %, необходимо будет продумать технические нюансы, которые могут быть связаны с внесением дополнительных метаданных и пр.

Учитывая, что делопроизводство в разных компаниях развивается неравномерно, было бы недальновидно сводить список документов, подлежащих хранению в электронном архиве, к единому перечню. Его просто не существует. Для акционерных обществ это свои документы, для участников рынка ценных бумаг – другие. Для одних сфер действуют жесткие требования регулятора (например, Банк России обязал кредитные организации обеспечивать сохранность баз данных и предоставлять их по первому требованию), в других допускается легкое лавирование по волнам.

Стоит отметить, что в отношении компаний, работающих на иностранных рынках, также есть свои «осторожности», которые продиктованы развитой электронной практикой за рубежом. К примеру, в ряде стран переписка по электронной почте имеет равные права с любым другим документом. Поэтому если в отношениях с иностранным контрагентом настанут смутные времена и иностранный суд потребует от вас электронные письма (на что он имеет законное право), которые вы по «техническим» причинам не сможете предоставить, дело можно считать проигранным.

Форматы электронных документов

Форматы устаревают примерно каждые 5-7 лет. Такова информационная реальность времени. Архивисту это бросает немало вызовов, пожалуй, главным из которых является поиск баланса между изменчивостью и консерватизмом. Представьте, что сегодня вы «упаковываете» документы в архивный формат PDF/A-1 или PDF/A-3, а завтра разработчики ПО и эксперты рынка убеждают вас принять что-то, по их словам, более технологичное и перспективное. Как быть в этом случае? Предпочтительно использовать широко распространенные (как правило, этому требованию соответствуют открытые форматы) и поддерживаемые разработчиками форматы. При этом если вы хотите избежать частых миграций и конверсий, необходимо применять именно архивные форматы. Для сравнения: обычные форматы требуют проведения миграции и конверсии каждые 5-7 лет, а архивные – 10-12 лет.

Нормативные требования к форматам электронных документов, применяемым в органах государственной власти, у нас уже есть. На них с некоторыми оговорками могут ориентироваться и представители бизнеса. В Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций ВНИИДАД предлагает «революционное» решение – использовать ZIP-контейнер. Однако авторы документа не объясняют, как и что с ним делать. Осенью 2014 года правительство утвердило формат PDF/A в качестве официального формата для хранения электронных документов.

Наряду с ним используется XML. В силу распространенности этого формата он быстро проник и в государственные структуры, и в коммерческие ниши. Например, сервис «E-Invoicing – Электронный обмен документами», который позволяет компаниям в удобном режиме обмениваться первичными и иными (преимущественно бухгалтерскими) документами, а также отправлять отчеты в налоговую, работает с XML – в случае загрузки файлов и экспорта документов из системы. Если документ был отправлен из другой среды, то в E-Invoicing он будет конвертирован в формат, предусмотренный ФНС. Скажем, если вы загружаете товарную накладную в виде XML-файла, то сервис трансформирует его в XML-файл ТОРГ-12, который соответствует формату, утв. приказом ФНС от 21марта 2012 года № ММВ-7-6/172@. Неструктурированные документы (отчет, план, допсоглашение, прайс-лист и пр.) «печатаются» в PDF.

Важно отметить, что широко распространенные форматы (PDF и XML) могут обеспечивать удобство хранения документов, но вместе с тем вызывать нарекания в процессе использования. Удобное хранение не значит удобное использование. И наоборот. Поэтому на практике имеет место ситуация, когда взаимодействие между компанией и госорганами или контрагентами выходит за пределы официально согласованных форматов. К примеру, основной пакет документов вместе с электронной подписью может быть отправлен в PDF, а дополнительно к нему высланы «дублеры» из Microsoft Word, Excel или даже бумажные копии.

Если с текстовыми и табличными форматами существует некоторая ясность, то с аудио-, видео- и пр. материалами возможны большие риски. Открытый формат PDF совершенно непригоден для хранения звуковых файлов или видеопрезентаций. Проприетарные форматы (альтернатива открытым) представлены на рынке в таком многообразии, что монополия и унификация едва ли возможны. Но с некоторыми рекомендациями по хранению таких форматов можно ознакомиться в научном докладе РГГУ «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения».

На каких носителях хранить электронные документы

Сегодня у организации есть три возможности. Хранить электронные документы в информационной системе, на съемном носителе или в облаке. В основном компании отдают предпочтение ИС и дублируют информацию (создают резервные копии) на съемных носителях. За некоторым исключением. Согласно требованиям Банка России, кредитные организации должны хранить первичные документы на съемных носителях. На деле же рабочей средой для них все равно является ИС.

По аналогии с бумажным архивом, когда для подлинника делаются копии, электронные документы так же требуют создания нескольких экземпляров. При этом один из них должен храниться территориально удаленно. Это снижает риски утери данных в случае несанкционированного доступа или форс-мажора. В этом случае, если хранением электронного архива занимается третья сторона, в договоре необходимо зафиксировать жесткие временные требования по доставке документов – вплоть до штрафных санкций.

При выборе конкретного носителя архивист должен учитывать размеры компании и, соответственно, размеры электронного архива. В привязке к архивным нуждам организации в дальнейшем выстраивается оптимизация затрат на обслуживание архива. Вместе с проблемой «как выгоднее хранить?» перед ним встают и другие вопросы: использовать типовые носители или инновационные? на какой срок рассчитан носитель? сколько раз придется делать миграцию? Главные принципы выбора – надежность и адекватность потребностям. Если переусердствовать с надежностью, то оптимизация затрат может стать невыполнимой задачей. Скажем, зачем вам носители со сроком службы в 50, 75 или 100 лет, если через 5-10 лет документы все равно «попросят» о переезде (миграции) на другой носитель?

Работая со съемными носителями, архивист должен регулярно проверять их на читаемость. Мониторинг – важная часть архивной работы. Около 10 % носителей каждого вида ежегодно должны подвергаться проверке. И если в работе носителя обнаружены какие-либо сбои, то перезаписывать нужно всю партию носителей, приобретенных вместе с дефектным диском, накопителем и пр. Это возможно в том случае, если архивный работник четко фиксирует все партии поступающих в архив носителей вместе с их индивидуальными номерами. Помимо контроля читаемости, важно проверять степень морального устаревания самих носителей. Поставщик прекратил производство? Значит, за вами неотложные планы по миграции.

О миграции и создании копий

Копия документа должна иметь ту же юридическую силу, что и подлинник. Для этого придется доказать, что это так. И неуничтоженный оригинал еще не гарант аутентичности копии. Диск может не открыться, формат не прочитаться. Поэтому необходимо изначально создавать, хранить и использовать заверенные работоспособные электронные копии, имеющие юридическую и доказательную силу. Для этого во время процедуры должно фиксироваться, кто и когда проводил копирование, когда была проверка на читаемость и пр. «аргументы», обеспечивающие аутентичность документа. Это набор так называемых метаданных, которые включают название документа, дату и время создания, количества правок, ключевые слова, пользовательские поля и многое др.

Метаданные документов необходимо сохранять при копировании, для того чтобы обеспечить взаимосвязь документа с другими документами системы. Сохранение метаданных также существенно облегчает поиск информации, позволяя структурировать электронный массив по заданному критерию. Допустим, что суд потребовал вас предоставить все документы, в которых встречается фамилия уволенного сотрудника. Сделать это вручную возможно, но малоэффективно. Стоит ли сохранять все метаданные? Вряд ли, учитывая, что в будущем вам придется сделать не одну миграцию, каждый раз неизбежно увеличивая пакет метаданных. Как вариант, можно сохранять все метаданные до первой миграции, пока есть подлинники, а по прошествии 5-10 лет отсечь ненужное, оставив в системе необходимый минимум. О том, какие именно метаданные «законсервировать», приходится решать самостоятельно. Главное, чтобы они обеспечивали идентификацию, целостность и аутентичность документа.

Практический опыт создания электронных архивов

Все понимают, что электронные архивы не вчера родились. И это значительно упрощает задачу современного архивиста по созданию работающего, эффективного и гибкого архива. Практика есть. И более того, есть весьма успешная практика, иллюстрирующая, как за несколько лет можно поднять на ноги даже архив-тяжеловес. Как показывает опыт других стран (и сейчас мы говорим об опыте национальных архивов), с момента разработки концепции (государственного) архива до его реализации в «железе» уходит около 3-6 лет.

Для небольших организаций сроки, конечно же, меньше. Малый бизнес может относительно быстро собрать ЭА в собственной информационной системе, используя привычные на рынке СЭД, ECM, ERP, а также некоторые программные инструменты для Windows и Linux. Альтернатива этому – уйти с архивом в облако. Солидное облачное решение предлагает компании Tessella. У нее же можно купить и программную «коробку» для создания архива. Особенность всех продуктов Tessella – в их специализации. Это ПО заточено специально под архивы. Недорогие проекты ЭА ряда европейских стран (включая передовую, с точки зрения развития электронных технологий, Эстонию) выполнены на программной базе именно этой компании.

Наряду с Великобританией, Швейцарией, Австрией, Финляндией и др., архив штата Вашингтон в США доказал эффективность коробочных решений, работающих по сей день. На покупку было потрачено около 6 млн долларов, которые дали на выходе 50 млн документов в открытом доступе. Для сравнения: самый амбициозный проект электронного архива ERA забрал из американского бюджета пол миллиарда долларов, и при таких вложениях пока еще рано говорить о том, что он уверенно зашагал вперед.

* * *

Несколько лет назад голландские архивисты провели занимательный эксперимент. Двенадцать регионов страны получили задание отправить электронные протоколы с двух собраний за 1999 и 2008 годы и вместе с ним выслать самый старый электронный документ. Примерно половина из них оказались нечитабельными в форматах PDF и ODF, а два документа вообще не открылись. Была путаница и с датой создания документа в связи с тем, что по прошествии 10 лет с момента его создания ПО обновилось, и файл получил новую дату рождения. На части документов были «несанкционированные» пометки, которые ставили под сомнение целостность и аутентичность данных.

Это испытание на «прочность» – поучительная история для всех архивистов, портфель которых заряжен планами по созданию и управлению электронными архивами. Обращайтесь и к успешному опыту, и к ошибкам других, и тогда на фундаменте вашей работы вырастет жизнеспособный архивный организм.

naar.ru