«Племенная птицефабрика Лебяжье» организовала хранение документов в Архиве «Этлас»

В конце 2017 года компанией ООО «Племенная птицефабрика Лебяжье» (http://pfleb.ru) было принято решение о внедрении в центральном офисе системы электронного архива, с целью организации надежного хранения и быстрого поиска документов фабрики.

На сегодняшний день птицефабрика является ведущим производителем племенных цыплят родительских форм мясного направления фирмы Хаббард (Франция) в Северо-Западном регионе. С 2001 года и по настоящее время, хозяйство ежегодно наращивает объемы производства племенных суточных цыплят.

В связи с постоянным расширением производства также непрерывно растет документооборот компании и становится все сложнее организовывать работу как с текущими документами, так и с архивными. Для решения задач по организации работы с документами, на первом этапе было принято решение внедрить электронный архив документов, с возможностью в дальнейшем трансформировать его в полноценный документооборот.

При выборе отдавалось предпочтение системе с наличием следующих функциональных возможностей:

· удобное и надежное хранение документов с быстрым поиском как по атрибутам, так и по содержимому документов;

· возможность быстрой и легкой настройки и внедрения системы под внутренние задачи птицефабрики силами своих специалистов;

· простота установки и использования системы на различных устройствах и платформах;

· наличие простых механизмов масштабируемости системы при дальнейшем расширении производства;

· возможность в дальнейшем быстрого перехода от системы электронного архива к системе электронного документооборота.

В ходе реализации проекта по установке и настройке системы IT-специалисты выполнили следующие работы:

· сформировали и завели перечень требуемых справочников;

· настроили карточки для входящих, исходящих и внутренних документов;

· завели в систему сотрудников и сформировали из них группы и настроили права доступа для них;

· сконфигурировали форму поиска под свою тематику;

· настроили шаблоны документов.

В результате внедрения системы электронного архива Этлас было сформировано единое хранилище документов птицефабрики, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к нужным документам. Также, что очень важно, позволило руководству повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет исключения потери документов и получения быстрого доступа к любой информации компании.