Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как «отцом» и основным проектировщиком системы Alfresco и по сей день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum – мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба предприятий. С системой успешно работают такие компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных. Ряд систем Alfresco без труда справляются с нагрузкой миллионов хранимых документов и десятков тысяч пользователей.
Малая известность системы в России является следствие того, что до последнего времени не было компаний способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.
Преимущества Alfresco
Alfresco - это СЭД с web-доступом.
Это удобно потому что:
• Не надо ставить на машины пользователей дополнительного П.О.
• Нет проблем с обновлением клиентского П.О.
• Возможна работе из любой точки мира, в том числе с мобильных устройств
Alfresco имеет самый передовой web-интерфейс: удобный быстрый и красивый.
Но Европейские и Американские СЭД, в том числе и Alfresco уже 3 года назад перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его поддержка конечно есть, но он используются для удаленного доступа к документам и только.
Потому что когда человек находится в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и проще чем работать с папками и файлами привычным ему образом. Редактировать документы в офисных приложениях. Люди так работать привыкли, так работать умеют и так работать будут. А использование любых других интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и , как результат, саботаж внедрения.
Но как работать со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?
Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД:
Представьте, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или другое количество папок, это только пример):
• «Документы для рассмотрения»
• «Корпоративные документы»
Открываете первую. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там оказались, Вы должны вынести по ним решение. Открываем их в привычном MS Word двойным кликом.
И, о чудо, Вы можете не только читать текст документа, но открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отправлять документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point).
Более того, там же Вы видите Ваши задачи, входящие и исходящие.
Нужно создать и запустить новый договор на согласование? Нет ничего проще. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сначала создайте файл и просто скопируйте в папку «Корпоративные документы» / «Проекты договоров». Документ сразу сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.
От Web-интерфейса также никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco можно выполнять все перечисленные функции и много больше. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с телефона или ноутбука, для выполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.
Существует 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.
Community Edition полностью бесплатна, может быть скачена и установлена в любой компании. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco. Но несмотря на это редакция Community остается одной из самых распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на облаке серверов или кластере, тем самым являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и PostgreSQL.
Услуги компаний по внедрению Alfresco Community Edition:
- Установка
- Русификация
- Внедрение бизнес-процессов
- Гарантия на работу внедренных бизнес-процессов
- Обучение технологов (Дистанционное + семинары)
Enterprise Edition – промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Такие системы сертифицируются Alfresco и пользователи систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.
Продажа и внедрение сертифицированной системы Alfresco Enterprise Edition:
- Поставка сертифицированной системы
- Установка
- Внедрение бизнес-процессов
- Гарантия на работу системы в целом
- Гарантия на внедренные бизнес-процессы
- Годовая горячая линия по поддержке системы
- Годовое обновление версий системы
- Обучение технологов (Дистанционное + семинары)
Основные особенности системы Alfresco:
- Полноценный web-интерфейс
- Полнотекстовый поиск документов
- Интеграция с LDAP
- Интеграция с Sharepoint
- Интеграция с MS Office
- Интеграция с Email
- Интеграция с Firefox&IE
- Интеграция с Google Gadget
- Версионность документов
- Сравнение версий
- Гибкий ролевой доступ к документам
- Поддержка графического редактора бизнес-процессов JBoss jBMP
- Поддержка простых workflow Создаваемых с помощью «мастера создания»
- Встроенная система управления проектами на базе микросайтов
Скриншоты
Домашняя страница
Детали документа
Панель администрирования
www.alfresco.com
|
