DocUnity – это полнофункциональная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами, предназначенная для решения следующих задач:
- автоматизация деловых процессов обработки входящих, исходящих, организационно-распорядительных и договорных документов, включая процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения документов;
- рассылка и маршрутизация документов в рамках деловых процессов;
- создание электронного архива документов с возможностью быстрого поиска и мониторинга состояния документов;
- автоматизация процедур архивного хранения документов: ведение номенклатуры дел, контроль сроков хранения дел, формирование описей и актов;
- разграничение прав доступа сотрудников к документам и прочей корпоративной информации, ведение журналов доступа к документам;
- поддержка оперативного управления организацией, включая создание, исполнение и контроль исполнения поручений и резолюций, контроль обработки документов;
- создание и пополнение баз данных (организаций, физических лиц, телефонных справочников, и т. д.).
DocUnity – тиражный программный продукт, разработанный с использованием современных стандартов программирования и технологий, основанных на спецификации J2EE. Это позволяет системе функционировать на многих программно-аппаратных платформах. Поэтому заказчик может выбирать оптимальное соотношение между производительностью системы и стоимостью ее внедрения и технической поддержки.
Разрабатывалась система так, чтобы максимально просто и быстро, без глобальной доработки и с минимумом трудозатрат, настраиваться под нужды конкретного заказчика.
Цели и задачи внедрения системы
Целями внедрения СЭД DocUnity являются:
- ускорение деловых процессов обработки документов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- объединение удаленных офисов в единое информационное пространство;
- сокращение затрат на обеспечение бумажного документооборота;
- повышение производительности труда сотрудников;
- обеспечение безопасности хранения и доступа к данным.
Система DocUnity позволит решить следующие задачи:
- обеспечение маршрутизации документов внутри организации;
- своевременное вовлечение сотрудников в деловые процессы обработки документов;
- контроль нормативных сроков обработки документов;
- контроль исполнения поручений и резолюций руководства;
- подготовка статистических отчетов об исполнительской дисциплине в различных разрезах;
- создание единого хранилища документов и справочников для нескольких удаленных офисов, автоматизация «сквозных» процессов обработки документов;
- перевод части документооборота в электронный вид и сокращение количества копий документов;
- быстрый поиск документов;
- точное определение стадии обработки любого документа и его местонахождения;
- гибкое разграничение прав доступа к электронным документам.
Основные функции
Учет и хранение документов различных типов
- Входящая корреспонденция.
- Исходящая корреспонденция.
- Организационно-распорядительные документы.
- Договорные документы.
- Поддержка связанных документов.
- Мониторинг выполнения задач по обработке документов, контроль текущего состояния любого документа.
- Контроль местонахождения бумажных оригиналов документов.
- Печать карточек документов.
Ведение справочников
- Поддержка более 25 справочников.
- Иерархическое представление структуры своей компании или группы компаний.
- Возможность описания иерархической структуры компаний-контрагентов.
- Ведение штатного расписания организации с возможность назначения сотрудников на совмещаемые должности.
- Функция быстрого выбора популярных значений из справочников при заполнении полей электронных карточек.
Регистрация документов и рассылка на рассмотрение
- Ведение журналов регистрации.
- Гибкая настройка системы нумерации документов в журналах.
- Печать журналов регистрации.
- Связывание документов «по вопросу».
- Рассылка документов на рассмотрение.
- Контроль хода рассмотрения документов.
Исполнение резолюций и поручений, контроль исполнительской дисциплины
- Рассылка документов на рассмотрение.
- Создание резолюций на документы и поручений.
- Возможность назначения ответственного исполнителя, нескольких соисполнителей и контролера поручения.
- Уведомление пользователей о событиях, связанных с обработкой поручений (включая приближение и наступление даты контроля поручения).
- Создание и рассмотрение отчетов об исполнении поручений, возможность отправки некачественно выполненных поручений на повторное исполнение.
- Возможность создания дочерних поручений (поддержка иерархии поручений).
- Формирование отчетов об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников и подразделений, а также статистических отчетов об исполнении документов различных видов.
Согласование и подписание документов
- Возможность формирования сложных маршрутов согласования, состоящих из нескольких уровней и нескольких участников согласования на каждом уровне.
- Использование сохраненных маршрутов согласования.
- Наглядная визуализация маршрутов согласования.
- Возможность ввода замечаний участниками согласования и отправки документа на доработку.
- Возможность возобновления согласования с начала или с первого незавершенного уровня.
- Печать листа согласования.
- Возможность подписания документа как одним руководителем, так и несколькими ответственными лицами.
Организация архивного хранения документов
- Поддержка номенклатуры дел.
- Списание документов в дело.
- Контроль сроков хранения дел.
- Формирование отчетов по архивному хранению документов.
Быстрый поиск документов
- Поиск документов по значениям атрибутов.
- Полнотекстовый поиск по содержимому файлов, прикрепленных к карточкам документов.
- Удобная система фильтров при работе со списками данных.
Обеспечение информационной безопасности
- Разграничение прав доступа, поддержка ролей пользователей (в том числе динамически формируемых контекстных ролей).
- Делегирование полномочий, в том числе, поддержка секретарского делегирования.
- Полный аудит и протоколирование действий пользователей и операций, выполняемых системными сервисами.
Работа с файлами документов
- Возможность прикрепления произвольного количества файлов любых форматов к электронным карточкам документов.
- Поддержка версионности прикрепленных файлов.
- Механизм блокировок для обеспечения коллективной работы с файлами.
Поддержка распределенного документооборота
- Синхронизация данных между различными экземплярами системы, поддержка распределенного документооборота.
Возможности коллективной работы пользователей
- Поддержка технологических процессов обработки документов (workflow), автоматическая рассылка задач и уведомлений пользователям системы.
- Механизм блокировок для обеспечения коллективного доступа пользователей к объектам системы.
Интеграция
Для обеспечения взаимодействия с внешними системами DocUnity предоставляет программный интерфейс, основанный на технологии Web Services.
Пользовательский интерфейс
СЭД DocUnity предоставляет универсальный web-интерфейс, функциональность которого изменяется в зависимости от роли пользователя в системе. Пользовательский интерфейс обладает отличными эргономическими характеристиками, благодаря участию в разработке СЭД известной usability-студии UIDesign Group. Поддерживаемые языки – русский, английский.
Скриншоты
Стоимость
Расчет полной стоимости внедрения: http://www.docunity.ru/price.html
Разработчик
Компания BTLab
г. Москва, ул. Матросская тишина, д. 23, стр.1
тел./факс: +7 (495) 726-5786, +7 (495) 223-9685
E-mail: info@docunity.ru
http://www.docunity.ru
|
